¿Para qué sirve?
Gestionar la salida de un colaborador de tu empresa, ya sea desactivando su acceso o recuperando los fondos de su tarjeta.
¿Quién puede hacer esto?
Solo administradores de la cuenta.
⚠️ Importante sobre la plataforma:
Actualmente, la funcionalidad de desactivación de usuarios se encuentra en el portal de administradores anterior: admin.heyatlas.com/es
En breve estará disponible directamente en la nueva plataforma cards.heyatlas.com, junto con la posibilidad de invitar a otros administradores.
Antes de comenzar: ¿Qué necesitas hacer?
Existen 2 escenarios para dar de baja a un colaborador. Es fundamental que identifiques cuál aplica a tu caso:
Escenario | Cuándo usarlo | Qué sucede | Proceso |
Opción 1: Baja total (usuario + tarjeta) | El colaborador dejó la empresa y necesitas recuperar los fondos | • Se elimina el usuario de la plataforma | Manual - Requiere soporte |
Opción 2: Baja parcial (solo usuario) | El colaborador dejó la empresa pero puede seguir usando el saldo restante | • Se elimina el usuario de la plataforma admin | Por plataforma |
Opción 1: Baja total (usuario + tarjeta + recuperar fondos)
¿Cuándo usar esta opción?
✅ Usa esta opción cuando:
El colaborador fue despedido y necesitas los fondos de vuelta
Hubo un error en la asignación y necesitas recuperar el saldo
El colaborador renunció y acordaron que no usará más el beneficio
Necesitas cerrar completamente la cuenta del colaborador en Atlas
¿Qué incluye?
✅ Usuario eliminado del portal admin
✅ Tarjeta desactivada (no puede hacer más compras)
✅ Fondos devueltos a tu cuenta principal
✅ Cardholder eliminado del sistema
✅ Cuenta de Atlas del colaborador cerrada
Pasos:
Este proceso es manual y debe solicitarse a soporte:
Envía un email a clientes@heyatlas.com o escribe por el chat de soporte
Proporciona la siguiente información:
Nombre completo del colaborador
Email registrado en Atlas
Monto actual en la tarjeta (si lo sabes)
Confirmación de que deseas recuperar los fondos
El equipo de Atlas procesará:
Desactivación de la tarjeta
Devolución de fondos a tu cuenta principal
Eliminación del cardholder
Baja del usuario de la plataforma
⏱️ Tiempo de procesamiento: Generalmente se completa en 24-48 horas.
💰 Fondos: Los fondos disponibles en la tarjeta del colaborador se acreditarán de vuelta a tu cuenta principal una vez completado el proceso.
Opción 2: Baja parcial (solo usuario, tarjeta sigue activa)
¿Cuándo usar esta opción?
✅ Usa esta opción cuando:
El colaborador dejó la empresa pero puede terminar de usar su saldo
Quieres ser flexible y permitir que gaste lo que tiene disponible
No necesitas recuperar los fondos inmediatamente
El colaborador completó su ciclo y no quieres renovarle
¿Qué incluye?
✅ Usuario eliminado del portal admin (ya no aparece en tu lista)
✅ Tarjeta sigue activa (el colaborador puede seguir comprando)
❌ No se recuperan fondos
❌ El programa no se renueva en el siguiente ciclo
✅ El colaborador puede gastar hasta agotar el saldo
Pasos:
Ingresa al portal de administradores: admin.heyatlas.com/es
Sigue las instrucciones detalladas en este artículo:
👉 Cómo desactivar colaboradoresUna vez desactivado desde el portal admin:
El colaborador ya no aparecerá en tu lista de equipo
Su tarjeta seguirá funcionando normalmente
Puede seguir haciendo compras con el saldo disponible
El programa NO se renovará en el siguiente ciclo mensual
Cuando el saldo llegue a $0, la tarjeta dejará de funcionar
Comparación rápida
Aspecto | Opción 1: Baja total | Opción 2: Baja parcial |
Usuario en admin | ❌ Eliminado | ❌ Eliminado |
Tarjeta activa | ❌ Desactivada | ✅ Activa |
Fondos | ✅ Regresan a tu cuenta | ❌ Quedan con el colaborador |
Cuenta Atlas | ❌ Cerrada | ✅ Activa |
Renovación mensual | ❌ No | ❌ No |
Proceso | Manual (soporte) | Por plataforma |
Tiempo | 24-48h | Inmediato |
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
Q: ¿Puedo cambiar de Opción 2 a Opción 1 después?
A: Sí. Si primero haces una baja parcial y luego decides recuperar los fondos, puedes contactar a soporte en cualquier momento para solicitar la baja total.
Q: En la Opción 2, ¿cuánto tiempo tiene el colaborador para gastar el saldo?
A: No hay límite de tiempo. Puede gastar cuando quiera hasta agotar el saldo. Sin embargo, algunos fondos pueden tener fecha de expiración según las políticas de Airwallex.
Q: ¿Qué pasa con los fondos en tránsito (transacciones pendientes)?
A: En la Opción 1 (baja total), debes esperar a que se procesen todas las transacciones pendientes antes de recuperar los fondos. El equipo de soporte te guiará en este proceso.
Q: ¿Puedo reactivar a un colaborador después de darlo de baja?
A: Depende de la opción:
Opción 1 (baja total): No. Deberás dar de alta al colaborador nuevamente desde cero, como si fuera nuevo.
Opción 2 (baja parcial): Puedes reactivarlo en el portal admin si aún no ha agotado su saldo.
Q: ¿El colaborador es notificado cuando lo doy de baja?
A:
Opción 1 (baja total): La tarjeta dejará de funcionar inmediatamente. El colaborador lo notará al intentar usarla.
Opción 2 (baja parcial): La tarjeta sigue funcionando, por lo que el colaborador no tendrá una notificación inmediata. Es recomendable que le comuniques directamente las condiciones de la baja.
Q: ¿Cuánto dinero se recupera en la Opción 1?
A: Se recupera el saldo disponible en la tarjeta al momento de la desactivación, menos cualquier transacción pendiente de procesar.
Q: ¿Puedo dar de baja solo la renovación mensual sin eliminar al usuario?
A: Actualmente no existe esta opción directa. Deberías cambiar el programa del colaborador a uno con frecuencia "One time" o contactar a soporte para opciones personalizadas.
Q: ¿La baja afecta el historial de transacciones?
A: No. El historial de transacciones del colaborador se mantiene en el sistema para fines contables y de auditoría, independientemente de la opción que elijas.
Puntos importantes:
🔄 Renovaciones automáticas: Ambas opciones detienen las renovaciones mensuales. Si el colaborador tenía un programa "Monthly", no se renovará en el próximo ciclo.
💡 Recomendación: Si no estás seguro de cuál opción elegir, contacta a tu KAM para analizar tu caso específico.
📧 Comunicación: Siempre comunica claramente al colaborador qué sucederá con su tarjeta y beneficio, independientemente de la opción que elijas.
⏳ Timing: Si sabes que un colaborador dejará la empresa, planifica la baja con anticipación para evitar renovaciones automáticas innecesarias.
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